S’organiser
L’organisation est tellement essentiel au bon développement d’une entreprise mais également dans la vie de tout les jours.
Dans votre sphère privée vous arrive-t-il d’oublier une fête d’anniversaire, de payer une contravention car le ticket est resté dans votre voiture, d’acheter du lait pendant votre épicerie? Ces petites choses de votre quotidien dans votre vie privée ne sont pas tant dommageable pour vous mais par contre pour une entreprise elles ont un poids important. En effet, les erreurs peuvent dans certains cas être très couteuse et nous allons voir ensemble comment mettre en place quelques méthodes qui vous permettrons d’aborder vos journées de manières plus sereine.
Le classement
Mettez en place un système de classement pour l’intégralité de vos documents. La loi oblige la conservation de certains documents. La majorité du flux documentaire (factures, propositions, contrats…) se fait de manière électronique. Nous vous recommandons de stocker et archiver vos documents sur des plateformes de stockage avec des systèmes de sécurité plutôt que sur votre propre poste de travail (la perte de celui-ci pourrait entrainer la perte de la totalité de votre travail).
Exemple de plan de classement :
Entreprise
Documents constitutifs
Licences
Ressources financières
Année 20xx
Ventes
Achats
Charges
Rapport de taxes
Ressources humaines
Dossiers employés
Jean Dupont
Ressources matérielles
Modèle de soumission
Modèle contrat
Ressources commerciales
Dossiers clients
Client A
A vous de personnaliser ce plan pour l'adapter à votre activité !
Le petit plus : renommer votre fichier afin de le retrouver plus facilement.
Exemple : FA123456 01012023 ABC pour nommer une facture d'achat du fournisseur ABC daté du 1 janvier 2023.
Pour les personnes ayant des dépenses volantes (gaz, restaurant, achat en boutique…) : utilisez une pochette plastique que vous laisserez dans endroit stratégique (voiture ou bureau) et glissez-y chaque justificatif ou facture dedans. Vous transmettrez toutes les pièces à votre comptable selon un rythme (une fois par semaine ou une fois par mois)
Lister et classer
Prenez le temps de noter chaque chose que vous devez faire. Vous libérerez votre esprit d’une bonne charge mentale !
Comme les journées ne font que 24 heures et que vous avez besoin d’une bonne partie pour vos besoins vitaux et profiter de ce que la vie vous offre -spoiler alerte- vous ne pourrez pas tout faire certains jours. C’est pour cela qu’il faudra classer par ordre de priorité vos tâches.
Standardiser vos procédures
Certaines choses à faire sont récurrentes comme répondre à des appels d’offre, déclarer vos taxes, relancer vos clients, engager…
En démarrage d’entreprise, il y a souvent peu ou pas de salariés. Vous êtes donc amener à faire beaucoup seul et c’est pourquoi vous ne pouvez pas passer votre temps à refaire tout de zéro. Il vous faut créer vos propres templates (fiche de renseignement, document d’embauche, lettre de relance client…). Mettez en place vos procédures pour chaque action que vous prendrez le temps d’écrire sur un support. Cela vous permettra lors de l’embauche de collaborateur de leur fournir du support afin qu’ils réalisent les missions et de réduire leur temps de formation!
Former une personne sur un poste demande beaucoup d’heures et c’est humain mais notre faculté de concentration est limité dans le temps. En laissant à disposition un “mode d’emploi”, vous donnez de l’autonomie, vous sécurisez le travail réalisé et surtout vous gagnez du temps! C’est WIN-WIN pour tout le monde.
